Автоматизація бізнес-процесів у Bitrix24: 4 рівні

Сучасний бізнес спирається на безліч робочих процесів: завдання співробітників, узгодження, командну роботу, обробку заявок та наскрізні процедури компанії. Коли ці процеси працюють окремо один від одного, інформація втрачається, рішення зависають, а на координацію йде занадто багато часу. Це знайома ситуація для власників бізнесу та керівників інтернет-магазинів, де щодня потрібно обробляти замовлення, відповідати клієнтам та стежити за роботою команди.

Bitrix24 допомагає зв'язати розрізнені процеси та автоматизувати їх на чотирьох рівнях. Чим вищий рівень автоматизації, тим менше ручних операцій та більше прозорості. Інструменти платформи – CoPilot, Flows, SPA та RPA – закривають різні завдання: від особистої роботи співробітника до процесів усієї компанії.

Для компаній, які працюють з європейськими клієнтами або вибирають контур для даних, доступна окрема версія - Bitrix24 EU . У ній доступні всі описані нижче інструменти автоматизації.

Чотири рівні автоматизації в Bitrix24

Автоматизацію зручно розглядати не як одне велике налаштування, а як чотири рівні глибини. На кожному рівні вирішується своє завдання, а разом вони утворюють єдину систему керування роботою.

• Особистий рівень. CoPilot допомагає співробітникам швидше справлятися з текстами, листами, звітами та створенням завдань.
• Командний рівень. ІІ-функції Bitrix24 перетворюють обговорення, дзвінки та відео на короткі зведення та зрозумілі дії.
• Рівень потоків. Flows автоматично розподіляє заявки та показує, де накопичується навантаження.
• Системний рівень. SPA та RPA автоматизують процеси компанії: погодження, закупівлі, кадрові процедури.

Кожен наступний рівень спирається на попередній. Спочатку співробітник перестає витрачати час на рутину, потім команда швидше обмінюється інформацією, потім вибудовується робота із заявками, і лише після цього автоматизуються наскрізні процеси компанії.

CoPilot: автоматизація особистих та командних завдань

Одна з головних втрат часу в будь-якій компанії — адміністративні дії, що повторюються. Співробітник пише листи, оформляє результати зустрічей, створює описи завдань та систематизує інформацію. Ці дії потрібні, але вони відволікають від роботи.

CoPilot у Bitrix24 вирішує це завдання прямо в інтерфейсі. Він допомагає сформулювати лист, скоротити довге обговорення до головного, зробити зведення зустрічі та перетворити кілька нотаток на структуроване завдання з чек-листом. Це заощаджує час і дозволяє співробітнику швидше переходити до дій.

На рівні команди CoPilot також корисний. Зведення обговорень, аналітика мови та завдання, створені з голосових або відеоповідомлень, заощаджують час на введення в курс справи. Коли хтось із учасників пропустив дзвінок, йому не потрібно переглядати весь запис — достатньо прочитати короткий вичавок та побачити, які завдання призначені на нього.

Для власника бізнесу це означає передбачуваність: менше рутини, менше забутих домовленостей та менше часу на адміністративну координацію.

Bitrix24 Flows: автоматизація потоку заявок

У будь-якій компанії є потік вхідних звернень: запити на підтримку, заявки на погодження, звернення до HR або відділу закупівель. Коли таких запитів багато, важко рівномірно розподіляти їх між співробітниками. Частина команди виявляється перевантажена, інша недозавантажена, а клієнти або внутрішні замовники чекають довше, ніж потрібно.

Flows у Bitrix24 автоматично розподіляє роботу між учасниками процесу. Система враховує поточне навантаження, передає нові заявки вільним співробітникам та підсвічує вузькі місця, де накопичуються завдання. Керівник бачить чергу у реальному часі та може швидко втрутитися, якщо процес уповільнюється.

Для інтернет-магазину такий інструмент корисний насамперед для обробки замовлень та звернень клієнтів. Коли заявки потрапляють у єдиний потік, вони втрачаються в особистих повідомленнях і зависають в одного співробітника. Кожен запит набуває статусу, і зрозуміло, хто за нього відповідає.

Flows не потребує складного налаштування. Достатньо вибрати тип звернень, поставити відповідальних та правила розподілу. Далі система сама направляє заявки та збирає статистику за швидкістю обробки.

SPA та RPA: автоматизація процесів компанії

Наступний рівень — процеси, які торкаються кількох відділів і потребують погоджень. Наприклад, закупівля обладнання: співробітник створює заявку, її перевіряє керівник, потім фінансист, потім відповідальний закупівлю, після чого потрібно повідомити постачальника. У ручному режимі такий ланцюжок часто розтягується на дні через забуті листи та несвоєчасні відповіді.

Smart Process Automation (SPA) у Bitrix24 автоматизує маршрути таких процесів. Система сама направляє заявку за потрібним маршрутом, нагадує відповідальним необхідність узгодити і фіксує кожен етап у картці процесу. Керівник бачить, на якому кроці є документ і що гальмує рух.

Robotic Process Automation (RPA) доповнює SPA там, де потрібно виконати операції без участі людини. RPA-боти можуть переносити дані з однієї системи в іншу, створювати документи за шаблоном, заповнювати форми, надсилати повідомлення та виконувати інші типові дії. Це знижує кількість помилок, пов'язаних із людським фактором, і звільняє співробітників для складніших завдань.

Водночас SPA та RPA роблять процеси компанії одноманітними. Не важливо, хто саме створив заявку, — вона пройде той самий шлях з однаковими правилами. Це особливо важливо, коли в компанії є кілька відділів і потрібно забезпечити порядок при великому потоці внутрішніх запитів.

Приклад: автоматизація онбордингу нового співробітника

Щоб зрозуміти, як рівні автоматизації працюють разом, розберемо процес виходу нового працівника. Зазвичай це ланцюжок із десятка кроків: оформити документи, створити облікові записи, видати доступи, підготувати робоче місце, призначити наставника, провести вступне навчання, підключити до внутрішніх чатів і пояснити регламенти.

Без автоматизації, керівник або HR-менеджер координує ці кроки вручну. Потрібно писати листи, створювати завдання, стежити за термінами та нагадувати відповідальним. Якщо хтось забув видати доступ або погодити документ, новий працівник не може розпочати роботу вчасно.

У Bitrix24 процес онбордінгу можна запустити з одного голосового повідомлення. Керівник записує, що потрібно новому співробітнику, а CoPilot перетворює це на структуроване завдання з чек-листом і призначає відповідальних. Далі SPA веде процес по етапах, а RPA виконує технічні кроки, якщо їх підключено.

Внаслідок автоматизації співробітник отримує всі необхідні доступи та інструкції вчасно, а керівник бачить повну картину процесу. Йому не потрібно нічого запам'ятовувати - система сама нагадає про наступний крок.

Такий же підхід підходить і для інших процесів, що повторюються: прийом заявок, погодження документів, закупівлі, повернення, обробка звернень. Достатньо один раз описати етапи, і Bitrix24 візьме на себе координацію.

Висновок: з чого розпочати автоматизацію

Автоматизація дає помітний ефект, коли прості завдання вбудовані у загальні процеси, а чи не працюють окремо. Починати не обов'язково з масштабної реструктуризації усієї компанії. Краще вибрати один процес, що повторюється, описати його етапи і включити автоматизацію в Bitrix24.

Почніть із особистих завдань: налаштуйте CoPilot, щоб скоротити час на листи та звіти. Потім підключіть Flows для заявок, якщо команда регулярно опрацьовує вхідні запити. Після цього переходьте до SPA та RPA для наскрізних процесів компанії.

Якщо ви розглядаєте Bitrix24 для автоматизації і вам важливо працювати в європейському контурі, зверніть увагу на Bitrix24 EU . Там доступні всі інструменти, про які йшлося: CoPilot, Flows, SPA та RPA. Зареєструйтесь та запустіть автоматизацію на конкретній задачі, щоб одразу побачити результат.