Бізнес-процес узгодження документів

У процесі погодження беруть участь:
- Менеджер (Ініціатор узгодження, користувач, що запускає процес узгодження)
- учасники погодження (призначаються менеджером, залежно від документа)
- Юрист
- Підписант
- Секретар
Менеджер
- створює процес.
- Заповнює та зберігає картку елемента (назва документа, причина погодження,
учасники погодження, завантажує файл документа, який потребує погодження).
- Запускає процес (кнопка "Зберегти")
Після запуску «узгодження», менеджер може контролювати поточний стан процесу
бізнес-процесу.
Процес узгодження супроводжується:
- повідомленнями про постановку завдання (повідомлення виконавцю та менеджеру) та результати
погодження кожним виконавцем (повідомлення виконавцю).
- Постановкою завдання виконавцю з термінами до 3х днів.
Після запуску процесу, всім учасникам та юристу послідовно ставляться завдання узгодити
документ.
Виконавцю пропонується розпочати виконання завдання, у меню «автоматизація,
процеси» спалахують дзвіночки.
У картці завдання виконавець бачить опис процесу і може перейти до документа,
редагування файлу документа.
Виконавець може завершити своє завдання без зауважень або залишити зауваження в
відповідне поле. Результат узгодження кожним виконавцем автоматично
фіксується у аркуші погодження картки документа.
Якщо юрист завершує своє завдання без зауважень, то завдання попадає підписанту, інакше
менеджера.
Менеджер отримує завдання внести редагування в документ. На цьому етапі менеджер може
продовжити чи перервати погодження, залишивши при цьому коментар. На етапі продовження
узгодження, менеджер має вказати статус узгодження документа. Якщо менеджер
погодив документ без зауважень, то документ потрапляє до підписанта, інакше нова редакція
документа.
Результат узгодження кожним виконавцем автоматично фіксується у листі узгодження
картки документа. Лист погодження містить таку інформацію: № редакції, дату та
час узгодження, посилання на виконавця та його зауваження.
Підписувач отримує завдання затвердити чи відхилити документ. Якщо підписант затвердив
документ, то ставиться завдання секретареві: роздрукувати документ, поставити всі необхідні
підпису та друку, відсканувати документ, зафіксувати скан документа як результат завдання.
Процес завершується.