Узгодження документів у Бітрікс24: Смарт-процеси

Купа процесів, документів та погоджень, незрозуміло, де остання версія файлу та хто вносив зміни. Така ситуація хоча б раз виникала у будь-якій компанії, де працюють із документами.

Схожі проблеми були й у Андрія, керівника відділу із супроводу корпоративних проектів у Бітрікс24. Його команда знайшла вихід: перенести роботу до Смарт-процесів.

У цій статті розберемо, як влаштовано узгодження документів через Смарт-процеси, чому це допомагає бізнесу та з чого розпочати впровадження.

Чому узгодження документів стає проблемою

Узгодження документів рідко відбувається по прямій лінії. Спочатку постановник готує заявку, потім її перевіряє виконавець, потім підключаються керівники та суміжні відділи. На кожному етапі можуть бути виправлення, питання та нові версії файлів.

Коли процес живе в пошті та месенджерах, втрачається єдина картина. Учасники можуть не знати, хто вносив зміни, де актуальний файл і який статус завдання. Це викликає затримки та повторне узгодження.

Для власника бізнесу головний ризик — втрата грошей через повільні рішення. Співробітник витрачає час на пошук інформації замість того, щоб виконувати роботу. Згодом такі втрати стають нормою, хоча їх можна уникнути.

Проблема ускладнюється, якщо у компанії немає єдиної системи зберігання. Файли лежать на комп'ютерах співробітників, у хмарних папках та вкладеннях пошти. Знайти актуальну версію стає окремим завданням.

• незрозуміло, хто вносив зміни до документа;
• губляться актуальні версії файлів;
• затягується прийняття рішень;
• зростає кількість повторних погоджень.

Що таке Смарт-процеси в Бітрікс24

Смарт-процеси - це інструмент Бітрікс24 для роботи з завданнями, що повторюються. Замість розрізнених файлів та листів команда отримує картки, в яких зберігається вся інформація щодо процесу.

Картки можна побудувати на канбан-дошці та рухати їх по стадіях. Наприклад, "Заявка створена", "У роботі", "На узгодженні", "Завершено". Це дає зрозумілу структуру та виключає питання про те, на якому етапі знаходиться документ.

У картці помітні учасники, файли, коментарі та історія змін. Будь-яка людина, яка бере участь у процесі, може відкрити картку, переглянути актуальну версію та поставити питання колегам.

Картка може містити поля під назвою документ, файл, статус, відповідальний і термін. Ці поля заповнюються під час створення заявки і залишаються видимими всім.

Завдяки цьому новому співробітнику простіше включитися у процес. Йому не потрібно відновлювати історію з листів — достатньо відкрити картку.

У Смарт-процеси можна перекладати різні завдання:

• заявки на погодження документів;
• доручення та внутрішні завдання;
• процеси, у яких беруть участь кілька відділів;
• будь-які операції, що повторюються, де важливі терміни і статуси.

Головне – один раз налаштувати шаблон та порядок роботи. Далі учасники просто дотримуються стадій, а система зберігає історію.

Смарт-процеси підходять для тих випадків, коли важливо дотримуватись послідовності кроків. Кожна картка має відповідальний, термін і набір полів. Це дозволяє не втратити жодної заявки.

Як команда Андрія перенесла роботу до Смарт-процесів

Команда Андрія розпочала із простого сценарію. Постановник заповнює заявку на узгодження за шаблоном. Виконавець отримує картку та просуває її по канбан-дошці у міру виконання роботи.

До кожного документа створюється окрема картка. У ній з'являється файл, за потреби коментарі постановника і позначки про перевірку. Учасники перестали шукати останню версію у листуванні та на спільних дисках.

Тепер кожен учасник процесу у будь-який момент може подивитися, на якій стадії знаходиться документ, завантажити останню версію файлу та поставити запитання будь-якому учаснику. Це просте правило прибрало більшу частину хаосу.

Такий формат особливо зручний, коли у процесі беруть участь кілька людей. Немає необхідності збирати окрему нараду: вся інформація вже знаходиться у картці.

Важливо, що заявка не втрачається у загальному потоці завдань. Вона знаходиться на одній дошці з іншими процесами та має чіткий статус. Якщо документ затримується, це одразу видно.

Команда Андрія налаштувала таку схему та зафіксувала правила для всіх учасників. Це допомогло уникнути суперечок про те, що вважати останньою версією.

Якщо процес має чіткі стадії, його легко контролювати. Керівник бачить де зупинився документ і може вчасно підключитися.

Які результати дає Смарт-процеси для бізнесу

Перший результат – прозорість. Керівник бачить, скільки заявок у роботі, які документи зависли і де потрібна допомога. Не потрібно питати працівників про статус: дані відображаються на канбан-дошці.

Другий результат – швидкість. Коли учасники не шукають інформацію, а одразу відкривають картку, рішення приймається швидше. Документ проходить шлях від створення до фінального узгодження без зайвих пауз.

Третій результат – менше помилок. Актуальна версія файлу завжди прив'язана до картки, тому учасники працюють із правильними даними. Це знижує ризик правок «не в тій версії» та повторних погоджень.

Команда Андрія зрештою отримала гігантську економію грошей та нервових клітин. Керівник перестав контролювати процес вручну та зосередився на змісті завдань.

Для керівника важливо, що можна контролювати процес без мікроменеджменту. Замість постійних питань достатньо відкрити канбан-дошку та подивитися, які картки затримуються.

Для співробітників результат також важливий. Їм не потрібно витрачати час на уточнення та повторне надсилання файлів. Натомість вони можуть сфокусуватися на змісті своєї роботи.

Для власника бізнесу прозорий процес означає передбачуваність. Легше планувати терміни, розподіляти навантаження та знаходити вузькі місця.

• зрозумілі статуси кожному етапі;
• актуальні версії файлів;
• швидкий доступ до історії змін;
• менше зайвих нарад.

З чого почати використання Смарт-процесів

Почніть з одного процесу, який зараз приносить найбільше болю. Це може бути узгодження документів, заявка на закупівлю або будь-який інший маршрут, що повторюється.

Визначте, хто заповнює заявку, хто відповідає за виконання та хто приймає рішення. Зафіксуйте стадії, якими проходить документ. Цих даних достатньо, щоб створити перший шаблон.

Перенесіть у картку шаблон заявки та додайте файли. Зберіть на канбан-дошці стадії та призначте відповідальних. Запросіть учасників та поясніть, де шукати актуальну версію документа.

У шаблоні заявки на узгодження зазвичай достатньо таких полів:

• назва документа;
• постановник;
• відповідальний виконавець;
• крайній термін;
• файл із актуальною версією;
• статус узгодження.

Зразковий порядок застосування може бути таким:

• виберіть процес для пілота;
• опишіть стадії узгодження;
• створіть шаблон картки;
• запросіть учасників;
• проведіть тестовий запуск;
• скоригуйте процес зворотного зв'язку.

Якщо ви тільки вибираєте платформу для роботи, зверніть увагу на ліцензії Бітрікс24 - серед варіантів можна знайти підходящий формат під ваші завдання.

Після запуску зберіть зворотний зв'язок команди. Уточніть, які поля потрібні, які зайві стадії і де виникають питання. Смарт-процеси легко налаштовувати, тому процес можна покращувати поступово.

Не намагайтеся автоматизувати все одразу. Достатньо взяти один процес, налагодити його та переконатися, що команді стало простіше працювати. Потім можна перекладати такі завдання.

Часта помилка – намагатися перекласти всі процеси одночасно. Команда не встигає звикнути до нового формату і стара система повертається.

Друга помилка – залишити шаблон надто складним. Зайві поля створюють бар'єр для постановника та уповільнюють оформлення заявки.

Третя помилка – не пояснити учасникам, чому змінюється процес. Якщо не показати користь, співробітники сприйматимуть Смарт-процеси як додаткове навантаження.

Хаос у документах – це не норма. Якщо ви бачите, що співробітники витрачають час на пошук актуальних версій та з'ясування статусів, це означає, що процес потрібно зробити прозорим. Смарт-процеси в Бітрікс24 допомагають вирішити це завдання без складних впроваджень.

Підібрати відповідну редакцію можна у розділі купити ліцензію Бітрікс24 . Спробуйте цей інструмент, почніть з одного процесу і ви побачите, як наводиться порядок у документах.